Administrator nieruchomości to program wspomagający pracę przy naliczeniach czynszu i innych opłat najemcom oraz przy rozliczeniach ich płatności. Służy zarówno do administrowania lokalami mieszkalnymi jak i powierzchniami biurowymi czy handlowymi. Głównym założeniem przy tworzeniu programu była uniwersalność. Założyliśmy, że to program musi dać się łatwo dopasować do każdego budynku. Zrealizowaliśmy to założenie w taki sposób, że użytkownik może sam definiować dowolne ceny, parametry, liczniki oraz przyporządkowywać je odpowiednio najemcom, lokalom, grupom lokali (klatkom schodowym). Użytkownik może również samodzielnie układać indywidualne sposoby naliczania opłat. Możliwa jest na przykład sytuacja w której każdy najemca ma naliczane opłaty wg. Własnych, niepowtarzalnych zasad. Sposób obliczania opłat jest skonstruowany w taki sposób, że wyraźnie rozdzielone są poszczególne składniki wpływające na ich wysokość. Dlatego, jeżeli na przykład zmieni się cena wody, wystarczy uaktualnić tą pozycję w jednym miejscu (cenniku) i wszystkie opłaty będą automatycznie przeliczane zgodnie z nowymi zasadami. 

dostęp do wszystkich danych wybranego lokatora, lokalu lub całej kamienicy czy klatki schodowej odbywa się poprzez system zakładek

Struktura budynku w programie prezentowana jest w postaci drzewka. Tak prezentowana struktura ułatwia choćby przyporządkowanie liczników czy też parametrów wspólnych dla grupy lokali.


Każdemu z najemców możemy przyporządkować typ dokumentu rozliczeniowego, jaki będzie mu automatycznie wystawiany. Przykładowo w ramach jednego budynku lokatorzy mogą mieć wystawiane pismo czynszowe a sklep wynajmujący lokal, będzie miał wystawianą automatycznie fakturę VAT.

Czytelny układ czynników wypływających na wysokość naliczeń opłat. Użytkownik ma do dyspozycji ceny, liczniki oraz parametry. Każdy z tych czynników ma trochę inne właściwości : licznik posiada stan początkowy i końcowy a jego wartość jest różnicą tych stanów, parametr to dowolna wielkość liczbowa, przyjmująca różne wartości dla różnych lokatorów. Opłata jaka będzie naliczana najemcy może być konstruowana właśnie z takich pojedynczych czynników

Aby to zilustrować, możemy zadeklarować że opłata za wodę będzie pobierała cenę z cennika (wody) oraz ilość z licznika indywidualnego wody. Tak zdefiniowaną opłatę możemy przyporządkować każdemu z najemców posiadającemu indywidualny licznik wody. Po tej prostej operacji program będzie przy wystawianiu dokumentów rozliczeniowych sam sprawdzał jakie jest indywidualne zużycie wody każdego z najemców i będzie podstawiał odpowiednie wartości.

Bezpieczeństwa danych strzeże system wykonywania kopii bezpieczeństwa, system ten automatycznie przypomina o wykonaniu backupu danych

Seryjnie drukowane są dokumenty rozliczeniowe zgodnie z wcześniej zdefiniowanymi zasadami naliczania opłat każdemu z najemców. Każdemu z wybranych na liście najemców zostanie wystawiony odpowiedni dokument zawierający przypisane mu opłaty.

Wszystkie dokumenty rozliczeniowe, które nie zostały zapłacone są automatycznie dodawane do listy płatności, przy czym wartość dokumentu brutto zostanie wpisana jako kwota pozostająca do zapłaty, zaś jako kwotę zapłaconą wpisane zostanie 0 zł. W zależności od poziomu wybranego w drzewku lista płatności może zawierać albo listę wszystkich płatności dla całej kamienicy lub tylko listę płatności określonego lokatora. Listę płatności możemy wydrukować w postaci raportu. Jeżeli lista zawiera płatności, które nie zostały zapłacone w terminie, to są one automatycznie wyświetlane na czerwono. Dla każdego lokatora można również wydrukować zbiorcze zestawienie wszystkich należności oraz wpłat jakie dokonał w określonym czasie wraz z podsumowaniem.

Administrator nieruchomości umożliwia również seryjne drukowanie przelewów, również w całych zestawach (książeczki czynszowe)

Jeżeli najemcy rozliczają się również gotówkowo, przydatny będzie wbudowany w program moduł Kasa. Moduł ten rejestruje operacje gotówkowe i umożliwia ich dokumentację drukami KP i KW. Na wystawianych drukach KP oraz KW, można zamieścić dowolną ilość pozycji. Kasa umożliwia również drukowanie raportów kasowych w podanym przedziale czasu.

Wszystkie wydruki z programu generowane są na podstawie dołączonych plików - szablonów. Do programu dołączony jest również graficzny edytor tych szablonów. Użytkownik ma możliwość zmiany szablonu - jeżeli chce na przykład zmienić formę graficzną wydruku, rodzaj czcionki, dodać plik graficzny z logiem itp. 
Bardziej zaawansowani użytkownicy mają również możliwość tworzenia własnych raportów, opcja ta jest możliwa dzięki kreatorowi tworzenia raportu, który prowadzi użytkownika “za rękę” pomagając tworzyć raport. Całkiem zaawansowani użytkownicy mają zaś do dyspozycji możliwość tworzenia raportów w oparciu o wbudowany język SQL oraz dodatkowy język skryptowy (szczegółowe informacje w dokumentacji programu). Warto też dodać, że taki elastyczny układ programu, umożliwia nam łatwe tworzenie dodatkowych raportów na państwa zlecenie. Układ szablonów w naszym programie, umożliwia dopasowanie sposobu w jaki program drukuje raporty do Państwa potrzeb. Na Państwa zamówienie możemy szybko dopasować lub utworzyć nowe szablony raportów.

Jak to działa ?
Główna zasada działania systemu jest dość prosta, ma on odzwierciedlać rzeczywiste sytuacje jakie mogą występować w administrowanych budynkach. Ja Państwo wiedzą, sposoby naliczeń w administrowanych budynkach są bardzo różne. Same budynki czy lokale w tych samych budynkach różnią się pomiędzy sobą. Dlatego program pasujący doskonale do określonego budynku może być całkiem nieprzydatny dla innego. Aby program mógł działać w różnych sytuacjach, wyposażyliśmy go w możliwość definiowania przez użytkownika współczynników opisujących lokale, najemców, budynek itp.
Zakładając że jest to budynek mieszkalny, możemy przykładowo zdefiniować parametr ILOSC_OSOB i przyporządkować go każdemu lokatorowi określając odpowiednią dla każdego wartość parametru. Siła programu polega na tym, że od tego momentu możemy użyć zdefiniowanej właśnie zmiennej ILOSC_OSOB do potrzebnych obliczeń, program będzie bowiem we wszystkich obliczeniach należności traktował słowo “ILOSC_OSOB” jako liczbę odpowiadającą temu parametrowi dla bieżącego lokatora !. W taki sposób możemy opisać programowi całą nieruchomość, kolejno zdefiniujemy bowiem parametry POWIERZ_LOK jako wartość powierzchni lokalu, podobnie możemy zdefiniować liczniki czy też ceny mediów. Program będzie zaś inteligentnie podstawiał odpowiednie liczby w miejsce wstawionych zmiennych. Tak więc zapis wszystkich obliczeń odbywa się symbolicznie, a program sam rozwiązuje zadania !. Dodatkowo mamy do dyspozycji możliwość układania całych równań, które program będzie rozwiązywał, możemy w takim równaniu wpisać na przykład (POWIERZ_LOK/5)*2 i program rozwiąże takie zadanie. Dzięki temu możliwe jest uniwersalne opisanie wszystkich zasad regulujących naliczanie opłat i zrzucenie tej żmudnej pracy na komputer.Aby ułatwić pracę i umożliwić konstruowanie dowolnych sposobów naliczeń, wprowadziliśmy możliwość definiowania wzorów. Możecie więc Państwo wprowadzić wzór i zapisać go pod wybraną przez siebie nazwą, od tego momentu nazwa ta zastępuje konieczność wprowadzania całego wzoru. Jest to więc element ułatwiający pracę z programem. Mimo że wyglądać to może na pierwszy rzut oka dość skomplikowanie, to jednak oddaje to tylko operacje wykonywane przy rozliczaniu najemców. Oczywiście nie jesteście Państwo podczas tej pracy zdani wyłącznie na siebie. W razie jakichkolwiek problemów jesteśmy do dyspozycji i czy to telefonicznie czy e-mailem błyskawicznie pomożemy rozwiązać pojawiające się szczególnie na początku problemy. Na Państwa życzenie, możemy też dokonać wdrożenia programu zdalnie (na podstawie przesłanego szczegółowego opisu) lub na miejscu.
Zapraszamy do zapoznania się z wersją demonstracyjną. Aby ułatwić proces poznawania programu i tym samym ułatwić decyzję o jego przydatności, podczas instalacji programu proponujemy zainstalowanie baz danych przykładowej kamienicy. Dzięki temu szybko możecie Państwo poznać walory programu. Głównym walorem zaś, jest niewątpliwie automatyzacja pracy jaką możecie Państwo uzyskać dzięki seryjnemu wystawianiu dokumentów rozliczeniowych. Cały wysiłek sprowadza się w zasadzie do skonfigurowania sposobu obliczeń czynszu, reszta jest wykonywana automatycznie. Późniejsza praca to korygowanie cenników (np. przy zmianie mediów), korygowanie parametrów (np. Ilość osób zamieszkujących lokal) oraz rozliczenia należności - co program zresztą znakomicie ułatwia.



cały program posiada interfejs zorganizowany w sposób maksymalnie przejrzysty i przystępny